1. 1. Αρχηγοί εκδρομών εσωτερικού

   Αρχηγοί εκδρομών μπορεί να είναι οποιοδήποτε μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου.Επίσης μπορεί να είναι και οποιοδήποτε μέλος του Συλλόγου, το οποίο έχει κριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο σαν ικανό άτομο οργάνωσης και πραγματοποίησης εκδρομών.

   Οι αρχηγοί εκδρομών εσωτερικού επιλέγονται από το Διοικητικό Συμβούλιο κάθε Ιανουάριο για την εκδρομική περίοδο του τρέχοντος έτους.

   Εάν κάποιο μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου θέτει υποψηφιότητα αρχηγού για 1η φορά, το Διοικητικό Συμβούλιο του δίνει την ευκαιρία πραγματοποίησης δύο εκδρομών στην επόμενη εκδρομική περίοδο, μετά το πέρας των οποίων το Διοικητικό Συμβούλιο αποφασίζει εάν θα συμπεριληφθεί στην ομάδα των αρχηγών.

   Οι υποψηφιότητες μελών του Διοικητικού Συμβουλίου ή μελών του Συλλόγου για να συμπεριληφθούν στην ομάδα των αρχηγών μπορεί να τεθούν για έγκριση στο Διοικητικό Συμβούλιο κατά την διάρκεια της εκδρομικής περιόδου και εφόσον εγκριθούν θα ισχύσουν από το επόμενο τετράμηνο της εκδρομικής περιόδου.

   Το Διοικητικό Συμβούλιο μπορεί να αποφασίζει την εξαίρεση ενός μέλους από την ομάδα των αρχηγών, μετά από δύο ανεπιτυχείς εκδρομές ή λόγω ανάρμοστης συμπεριφοράς.

   Εάν την αρχηγία κάποιων εκδρομών την αναλαμβάνουν μή μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, στην εκδρομή πρέπει να συμμετέχει τουλάχιστον ένα μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου.

   Το Διοικητικό Συμβούλιο έχει την απόλυτη ευθύνη για τις εκδρομές και οι εκάστοτε αρχηγοί έστω και αν είναι μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου πρέπει να συμμορφώνονται με τις οδηγίες και υποδείξεις του Διοικητικού Συμβουλίου, ειδάλλως με απόφασή του απαλλάσσονται ή αντικαθίστανται.

   2. Αρχηγοί εκδρομών εξωτερικού

   Αρχηγοί εκδρομών ορίζονται σύμφωνα με τον ισχύοντα Κανονισμό Εκδρομών Εξωτερικού.

   3. Συντονιστής εκδρομών

   Το Διοικητικό Συμβούλιο ορίζει κάθε Φεβρουάριο,για την επόμενη εκδρομική περίοδο τον Έφορο Ορειβασίας και Εκδρομών,ώς συντονιστή εκδρομών.

   Τα καθήκοντα του συντονιστή είναι τα ακόλουθα:

   • Προτείνει για κάθε τετράμηνο το είδος των εκδρομών (ημερήσιες,2ήμερες,3ήμερες,Πολυήμερες).
   • Προτείνει τις ημερομηνίες των εκδρομών.
   • Συγκεντρώνει τις προτάσεις των αρχηγών,καταρτίζει κατάλογο των υποψήφιων εκδρομών.
   • Συντονίζει την διαδικασία επιλογής των εκδρομών στα αντίστοιχα συμβούλια του Διοικητικού Συμβουλίου.
   • Φροντίζει για την τήρηση του παρόντος κανονισμού σε όλη την διάρκεια της εκδρομικής περιόδου.
   • Εισηγείται βελτιώσεις ή διορθώσεις των προγραμμάτων που προτείνουν οι αρχηγοί.

   Το Διοικητικό Συμβούλιο μπορεί να αποφασίσει την απαλλαγή του συντονιστή από τα καθήκοντα του,εάν δεν ανταποκρίνεται επαρκώς στα παραπάνω καθήκοντα του.

   4. Υπαρχηγοί και υπεύθυνοι κρατήσεων εκδρομών

   Αφού ολοκληρωθεί η επιλογή των υποψηφίων εκδρομών το Διοικητικό Συμβούλιο επιλέγει τους υπεύθυνους κρατήσεων και δηλώσεων συμμετοχής, οι οποίοι θα εκτελούν και χρέη υπαρχηγών για κάθε εκδρομή.

   Οι υπεύθυνοι κρατήσεων:

   Πριν από την υλοποίηση της εκδρομής:

   • Συντάσσουν κατάλογο υποψηφίων εκδρομέων.
   • Φροντίζουν για την είσπραξη των προκαταβολών.
   • Επικοινωνούν με τα μέλη του συλλόγου για να συμπληρωθεί ο κατάλογος των υποψηφίων εκδρομέων.
   • Ρυθμίζουν μαζί με τον αρχηγό τον τύπο των δωματίων του ξενοδοχείου (μονόκλινα,δίκλινα με μονά κρεβάτια κλπ.).
   • Φροντίζουν να σημειώνουν στον κατάλογο των εκδρομέων,για την συμμετοχή των εκδρομέων σε ειδικές εκδηλώσεις (πεζοπορίες, Rafting κλπ).
   • Συντάσσουν κατάλογο ζευγαριών για τις θέσεις του πούλμαν,καθώς και τις παρέες και τον αποστέλλουν στον αρμόδιο μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου που είναι υπεύθυνο για τις θέσεις του πούλμαν και την έκδοση των vouchers.
   • Βρίσκονται σε πλήρη συνεργασία με τον αρχηγό της εκδρομής και γνωρίζουν κάθε λεπτομέρεια σχετικά με το πρόγραμμα και την υλοποίηση της εκδρομής.
   • Αντικαθιστούν τον αρχηγό της εκδρομής σε περίπτωση σοβαρού κωλύματος συμμετοχής του στην εκδρομή.
   • Στην περίπτωση σοβαρού κωλύματος συμμετοχής του υπαρχηγού στην εκδρομή,αντικαθίσταται από άλλο μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου.
   • Υπό κανονικές συνθήκες ο υπεύθυνος κρατήσεων συμμετέχει υποχρεωτικά και σαν υπαρχηγός της εκδρομής.

   Κατά την υλοποίηση της εκδρομής:

   Φροντίζουν μαζί με τον αρχηγό να έχουν μαζί τους κατά την υλοποίηση της εκδρομής τα ακόλουθα:

   • Τον κατάλογο των εκδρομέων με τις προκαταβολές τους.
   • Τα πλάνα των θέσεων για κάθε εκδρομική ημέρα.
   • Τα vouchers των εκδρομέων.
   • Κατάλογο των δωματίων στα ξενοδοχεία.
   • Την ταμπέλα με το όνομα του συλλόγου για το παρμπρίζ του πούλμαν.
   • Το μπλόκ των αποδείξεων πληρωμής.
   • Όλη την σχετική αλληλογραφία που έχει ανταλλάξει με ξενοδόχους και λοιπούς συνεργάτες της εκδρομής.
   • Φαρμακείο
   • Μπαστούνια εάν η εκδρομή έχει και πεζοπορία.
   • Τους ασυρμάτους επικοινωνίας για τις πεζοπορίες.
   • Το μπλόκ εισπράξεων για τις συνδρομές.
   • Αιτήσεις εγγραφής για νέα μέλη.
   • Είναι αρωγοί του αρχηγού σε όλες της διαδικασίες της εκδρομής.
   • Βοηθούν τον αρχηγό για την επίλυση των οποιονδήποτε προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν.
   • Σε περίπτωση κάποιας διαφωνίας τους με τον αρχηγό της εκδρομής,προσπαθούν να επιλύσουν την μεταξύ τους διαφορά διακριτικά από τους υπόλοιπους εκδρομείς.Σε περίπτωση μή επίλυσης της διαφωνίας τους συμβουλεύονται τα παριστάμενα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.Στην περίπτωση που δεν υπάρχει η δυνατότητα συμμετοχής στην επίλυση της διαφωνίας άλλων μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και η διαφωνία δεν διευθετηθεί ισχύει η επιλογή του αρχηγού,ως του κύριου υπευθύνου της εκδρομής.
   5. Οργάνωση υποψηφίων εκδρομών

   Οι εκδρομές του Συλλόγου προτείνονται:

   • Από την εκλεγμένη ομάδα των Αρχηγών
   • Από οποιοδήποτε άλλο μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου με την διαδικασία της δοκιμαστικής αρχηγίας.
   • Από οποιοδήποτε μέλος του Συλλόγου,που κατά την κρίση του Διοικητικού Συμβουλίου έχει την δυνατότητα οργάνωσης και υλοποίησης εκδρομών,με την διαδικασία της δοκιμαστικής αρχηγίας.

   Για να προτείνει κάποιος από τους ανωτέρω μία εκδρομή θα πρέπει:

   • Να έχει επιλέξει το προορισμό της εκδρομής.
   • Να έχει μελετήσει όλη την διαδρομή της εκδρομής και τα αξιοθέατα που θα επισκεφθούν.
   • Να έχει επιλέξει τον τόπο διανυκτέρευσης και να έχει λίστα υποψηφίων ξενοδοχείων που να έχουν τις προϋποθέσεις φιλοξενίας των μελών του συλλόγου μας.
   • Να έχει διερευνήσει την προσβασιμότητα του πούλμαν σε κάθε σημείο επίσκεψης καθώς και την ποιότητα των δρόμων σε όλη την διάρκεια της εκδρομής.
   • Εάν η εκδρομή είναι και πεζοπορική να διαθέτει πληροφορίες για τα ποιοτικά χαρακτηριστικά της διαδρομής (διάρκεια,βαθμός δυσκολίας χιλιομετρική απόσταση,υψομετρικές διαφορές κλπ).
   • Να έχει συμπληρωμένο το ειδικό έντυπο υποψηφίων εκδρομών.
   6. Διαδικασία επιλογής υποψηφίων εκδρομών

   Ο Συντονιστής εκδρομών υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο για έγκριση το πλάνο των εκδρομών κάθε τετραμήνου,το οποίο περιέχει το είδος των Τουριστικών εκδρομών (ημερήσιες,2ήμερες,3ήμερες,πολυήμερες) και τις πιθανές ημερομηνίες των εκδρομών, στις παρακάτω περιόδους:

   • Περίοδος Ιανουαρίου-Απριλίου μέχρι 31 Αυγούστου
   • Περίοδος Μαίου-Αυγούστου μέχρι 31 Οκτωβρίου
   • Περίοδος Σεπτεμβρίου-Δεκεμβρίου μέχρι 31 Μαρτίου

   Οι προτάσεις των εκδρομών υποβάλλονται εγγράφως,σύμφωνα με το εγκεκριμένο πλάνο εκδρομών και με όλες τις πληροφορίες της παραγράφου (4) ως ακολούθως:

   • Για την περίοδο Ιανουαρίου-Απριλίου μέχρι 30 Σεπτεμβρίου
   • Για την περίοδο Μαίου-Αυγούστου μέχρι 25 Φεβρουαρίου
   • Για την περίοδο Σεπτεμβρίου-Δεκεμβρίου μέχρι 31 Ιουλίου

   Πέραν των ανωτέρω ημερομηνιών δεν θα γίνονται δεκτές προτάσεις εκδρομών,εκτός εάν οι υποβληθείσες δεν καλύπτουν τον αριθμό και τον τύπο των εκδρομών που έχει ορισθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο για το συγκεκριμένο τετράμηνο.

   Ο Συντονιστής εκδρομών συγκεντρώνει τις προτάσεις,τις επεξεργάζεται, συντάσσει κατάλογο υποψηφίων εκδρομών.

   Στην επόμενη συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου οι υποψήφιοι αρχηγοί παρουσιάζουν τις εκδρομές τους στο Διοικητικό Συμβούλιο, απαντούν σε ερωτήσεις των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου και δέχονται διορθωτικές παρατηρήσεις από τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

   Ο Συντονιστής και τα λοιπά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου μπορούν να προτείνουν την απόρριψη της υποψηφιότητας μίας εκδρομής ή την βελτίωση της.

   Εάν το Διοικητικό Συμβούλιο απορρίψει την υποψηφιότητα μίας εκδρομής αυτή διαγράφεται από την λίστα των υποψηφίων εκδρομών.

   Στην περίπτωση που οι υποψήφιες εκδρομές δεν καλύπτουν τον προβλεπόμενο αριθμό ή είδος εκδρομών που προβλέπει το πλάνο του τετραμήνου, το Διοικητικό Συμβούλιο ζητά από τα μέλη του Συμβουλίου να υποβάλλουν νέες εκδρομές και ακολουθείται η ίδια διαδικασία.

   Στην περίπτωση που τελικά δεν καλύπτεται το πλάνο,τότε αλλάζει το πλάνο του τετραμήνου.

   Η τελική λίστα των υποψηφίων εκδρομών μοιράζεται στα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου,τα οποία επιλέγουν κατά πλειοψηφία και πάντα σύμφωνα με το εγκεκριμένο πλάνο.

   Στην περίπτωση ισοψηφίας κάποιων εκδρομών, τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου καλούνται σε ψηφοφορία μεταξύ των εκδρομών που ισοψήφισαν.

   Οι αρχηγοί των επιλεγμένων εκδρομών υποχρεούνται να παραδώσουν στο συντονιστή των εκδρομών το πρόγραμμα της εκδρομής μέχρι την επόμενη συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου.

   Μετά την τελική επιλογή των εκδρομών ο συντονιστής εκδρομών:

   • Συντάσσει πίνακα των εγκεκριμένων εκδρομών,κατά ημερομηνία,δίνοντας σε κάθε εκδρομή την σχετική αρίθμηση.
   • Καταχωρεί τα προγράμματα των εκδρομών σε ηλεκτρονικά μέσα.
   7. Προετοιμασία των επιλεγμένων εκδρομών
      

   Μετά την έγκριση των εκδρομών:

   Το εξουσιοδοτημένο μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου επιμελείται την έκδοση και εκτύπωση:

   α) των καταστάσεων δηλώσεων συμμετοχής ανά εκδρομή.

   β) των δελτίων συμμετοχής και προκαταβολών κάθε εκδρομής.

   γ) των φακέλων κάθε εκδρομής.

   • Ο συντονιστής εκδρομών φροντίζει έγκαιρα για την λήψη προσφορών για τις συγκεκριμένες εκδρομές από γραφεία ενοικίασης τουριστικών λεωφορείων.
   • Οι αρχηγοί των εκδρομών φροντίζουν να προσκομίσουν στον συντονιστή των εκδρομών προσφορές που έχουν από ξενοδοχεία, καθώς και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία κόστους θα επιβαρύνουν την εκδρομή.
   • Ο συντονιστής των εκδρομών συντάσσει κοστολόγιο για την κάθε εκδρομή,το οποίο παρουσιάζει στο Διοικητικό Συμβούλιο,το οποίο και αποφασίζει την τιμή διάθεσης του πακέτου κάθε εκδρομής.
   • Οι αρχηγοί των εκδρομών δύνανται κατά την κρίση τους να πραγματοποιήσουν αναγνωριστική-διερευνητική επίσκεψη στον τόπο προορισμού της εκδρομής τους,εφόσον τούτο θα συντελέσει στην καλύτερη οργάνωση αυτής.Η δαπάνη πραγματοποίησης της αναγνωριστικής επίσκεψης καλύπτεται από το ταμείο του συλλόγου και συμπεριλαμβάνεται στο κόστος της εκδρομής.
   • Μετά την ανακοίνωση των εκδρομών του συλλόγου μέσω email, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, site,σελίδα του συλλόγου (facebook κ.λ.π.) αρχίζει η αποδοχή των δηλώσεων συμμετοχής των μελών σε κάθε εκδρομή.Η εγγραφή των δηλώσεων συμμετοχής γίνεται από τον υπεύθυνο κρατήσεων ή από μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου στις αντίστοιχες καταστάσεις προσωρινών κρατήσεων κατά σειρά προτεραιότητας.
   • Ο υπεύθυνος κρατήσεων ή το μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου που παίρνει την δήλωση συμμετοχής,γνωστοποιεί στο ενδιαφερόμενο μέλος,ότι η συμμετοχή του θα οριστικοποιηθεί μόνο με την καταβολή της σχετικής προκαταβολής που θα πρέπει να γίνει στην ημερομηνία της δήλωσης συμμετοχής που έχει αποφασισθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο.
   • Η καταβολή των προκαταβολών για την εκδρομή γίνεται στα γραφεία του Συλλόγου.Τις προκαταβολές συγκεντρώνει ο υπεύθυνος κρατήσεων της εκδρομής,τις οποίες παραδίδει τις παραμονές της εκδρομής στον αρχηγό της αυτής επί υπογραφή.
   • Οι ημερομηνίες καταβολής των προκαταβολών των πολυήμερων εκδρομών ή των εξοφλήσεων των ημερήσιων εκδρομών αποφασίζονται από το Διοικητικό Συμβούλιο και ανακοινώνονται σε όσους επιθυμούν να συμμετάσχουν σε εκδρομή μέσω email,μέσα κοινωνικής δικτύωσης,site,σελίδα του συλλόγου (facebook κ.λ.π.)
   • Για τις εκδρομές του Εξωτερικού οι δόσεις και το ποσό κάθε δόσης των προκαταβολών καθορίζονται από το Διοικητικό Συμβούλιο και καταβάλλεται ολόκληρο στην καθορισμένη ημερομηνία.
   • Στην εκδρομή συμμετέχουν μόνο όσοι έχουν καταβάλει την σχετική προκαταβολή εις ολόκληρο,όταν πρόκειται για πολυήμερη εκδρομή,ή έχουν εξοφλήσει το αντίτιμο,όταν πρόκειται για ημερήσια εκδρομή.
   • Σε περίπτωση ακύρωσης της κράτησης 20 ημέρες πριν από την ημερομηνία της εκδρομής η προκαταβολή επιστρέφεται.
   • Σε περίπτωση ακύρωσης της κράτησης 10 ημέρες πριν από την ημερομηνία εκδρομής η προκαταβολή επιστρέφεται μόνο εάν αναπληρωθεί από άλλο μέλος μας η θέση που ακυρώθηκε.
   • Σε περίπτωση ακύρωσης της κράτησης από 9 ημέρες μέχρι την ημερομηνία της εκδρομής η προκαταβολή δεν επιστρέφεται.
   • Κατά παρέκκλιση των παραπάνω η προκαταβολή επιστρέφεται ανεξάρτητα από την ημέρα δήλωσης ακύρωσης της κράτησης όταν συντρέχουν ειδικοί λόγοι και ύστερα από απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου.
   • Σε περίπτωση ακύρωσης κράτησης εκδρομής εξωτερικού ορίζονται ακυρωτικά τέλη τα οποία έχουν ως εξής: Ακύρωση πριν από 21 ημέρες από την ημερομηνία της εκδρομής παρακράτηση 40 ευρώ για οργανωτικά και τηλεπικοινωνιακά έξοδα.Από 20 έως 14 ημέρες πριν την αναχώρηση παρακράτηση του 35% της αξίας της εκδρομής.Από 13 έως 8 ημέρες παρακράτηση του 50% και από 7 ημέρες πριν την αναχώρηση της εκδρομής παρακρατείται το 100% της αξίας της εκδρομής.
   • Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας των προκαταβολών,ο υπεύθυνος κρατήσεων συντάσσει την οριστική κατάσταση των εκδρομέων και την παραδίδει στον αρχηγό της εκδρομής.
   • Στην περίπτωση μή ημερήσιων εκδρομών ο υπεύθυνος κρατήσεων σε συνεργασία με τον αρχηγό καταρτίζουν την σύνθεση των δωματίων των ξενοδοχείων,αντίγραφο της οποίας αποστέλλεται στο ξενοδοχείο.
   • Αντίγραφο της κατάστασης των εκδρομέων παραδίδεται στον συντονιστή των εκδρομών,ο οποίος σε συνεργασία με

   εξουσιοδοτημένο μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου εκτυπώνουν τα δελτία θέσεων των εκδρομέων.

   • Οι θέσεις των εκδρομέων καθορίζονται από τον συντονιστή των εκδρομών με κριτήρια συχνότητας συμμετοχών και δίκαιας και εναλλασσόμενης σειράς και μετά από συνεννόηση με τον αρχηγό και υπαρχηγό της εκδρομής σχετικά με τα ζευγάρια των εκδρομέων.
   8. Πραγματοποίηση των επιλεγμένων εκδρομών
   • Ο αρχηγός της εκδρομής έχει το δικαίωμα να μεταβάλλει μερικώς το πρόγραμμα της εκδρομής,εφόσον οι καιρικές συνθήκες ή ειδικές συνθήκες το επιβάλλουν.
   • Κατά την διάρκεια της εκδρομής ο αρχηγός και υπαρχηγός εισπράττουν τα οφειλόμενα υπόλοιπα ποσά του αντιτίμου της συμμετοχής.
   • Ο αρχηγός της εκδρομής καταβάλει τα οφειλόμενα ποσά σε ξενοδοχεία,πούλμαν και λοιπούς δικαιούχους,βάσει του εγκεκριμένου κοστολογίου.Σε περίπτωση έκτακτης δαπάνης εκτός κοστολογίου,ο αρχηγός συμβουλεύεται τον υπαρχηγό και τα υπόλοιπα παριστάμενα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και αποφασίζουν για αυτή.Ο αρχηγός είναι υποχρεωμένος να ζητά παραστατικά πληρωμών από όλους τους συνεργάτες-προμηθευτές και σε περίπτωση αδυναμίας έκδοσης παραστατικού ο αρχηγός εκδίδει απόδειξη πληρωμής του συλλόγου.Το ίδιο ισχύει κατά την διάρκεια των αναγνωριστικών επισκέψεων.
   • Ο αρχηγός της εκδρομής μέσα σε έξι (6) ημέρες είναι υποχρεωμένος να συντάξει εκκαθάριση της εκδρομής στο ειδικό έντυπο εκκαθάρισης (υπόδειγμα 4).Το έντυπο μαζί με τα συνημμένα δικαιολογητικά υποβάλλονται στον Ταμία του συλλόγου μαζί με τυχόν θετικό υπόλοιπο της εκκαθάρισης.Σε περίπτωση αρνητικού υπολοίπου ο Ταμίας παραδίδει το οφειλόμενο ποσό στον αρχηγό της εκδρομής.

1. 1. Ο παρόν Εσωτερικός Κανονισμός Εκδρομών εγκρίθηκε από το Διοικητικό Συμβούλιο του Φυσιολατρικού Συλλόγου Λιτοχώρου «ΟΛΥΜΠΟΣ» την 31 Δεκεμβρίου 2020 και επικυρώθηκε από την Ετήσια Τακτική Γενική Συνέλευση του συλλόγου, την 27 Ιουνίου 2021.

Για τον Φυσιολατρικό Σύλλογο Λιτοχώρου «ΟΛΥΜΠΟΣ»

Ο Πρόεδρος: Καρανικόλας Αναστάσιος
Ο Αντιπρόεδρος: Χριστοφόρου Γεώργιος

Η Γενική Γραμματέας: Γκεβεζούδη Βενετία

Ο Ταμίας: Παυλίδης Γεώργιος

Ο Έφορος Ορειβασίας και Εκδρομών: Καρατέγος Δημήτριος